Mails. Wie kan er nog zonder? Ongetwijfeld verstuur en ontvang je dagelijks een x aantal mails. Maar hoe zien die mails er eigenlijk uit? Let je wel op de tone of voice en de nauwkeurigheid? Misschien heb je haast of is er een andere onbewuste reden, maar een e-mail met fouten of niet de juiste toon kan verkeerd overkomen bij de lezer. Dat wil je niet, toch? Lees deze 7 tips en schrijf voortaan perfecte zakelijke e-mails! 

 

1. De juiste onderwerpregel

Wat is het doel van je e-mail? Waarom zou de lezer jouw e-mail moeten openen? Verplaats je in de ontvanger en zorg ervoor dat jouw onderwerpregel aantrekkelijk is om de mail te openen. Zorg ervoor dat de onderwerpregel direct de aandacht trekt, maar ook dat de lezer gelijk weet waar het bericht over gaat. 

2. Wees persoonlijk

Bulk mails sturen naar een hele groep geadresseerden staat niet goed. Het is onpersoonlijk en wordt niet gewaardeerd. Verplaats je hierbij ook in de klant. Jij voelt je waarschijnlijk ook niet aangesproken als er in de aanhef ‘beste heer/mevrouw,’ staat. Toch? Liever gebruik je iemands voor- of achternaam en spreek je de persoon direct aan.

3. De veelgebruikte term ‘tone of voice’

Onderschat het niet, maar de tone of voice is erg belangrijk. Je kunt er iemand compleet mee overtuigen, maar je kunt de lezer ook afschrikken. Schrijf de taal van jouw lezer. Het gaat hierbij niet per se om wát je zegt, maar wel hóe je iets zegt. De tone of voice zegt iets over jou, over je bedrijf. Je laat hiermee zien wie je bent en kunt daarmee verbinding maken met je (potentiële) klant. 

4. Duidelijke boodschap

Veel mensen ontvangen meerdere mails per dag. Wees daarom duidelijk in je mail. Waarom mail je de ontvanger? Wat wil je zeggen? Kom snel ter zake en deel je mail ook op in alinea’s, zodat het ook goed te scannen is.

5. Kies het juiste tijdstip

Je denkt er misschien niet aan, maar zelfs het tijdstip kan van belang zijn bij het sturen van een e-mail. Op maandagochtend zijn de meeste bedrijven druk: ze hebben een overleg, een vergadering en bespreken de strategie van de week. Je kunt natuurlijk niet helemaal voor de ontvanger bepalen wat het juiste tijdstip is, maar rond het middaguur bekijkt men vaker een e-mail. 

6. Schrijf zonder fouten

Het staat erg slordig als je een zakelijk bericht verstuurt dat vol met fouten staat. Dat wil je niet. Besteed aandacht aan je e-mail. Laat zien dat je een onderneming/bedrijf hebt en dat je serieus bezig bent. Je wilt professioneel overkomen, dus laat zien dat je e-mail er ook zo uitziet. Extra tip: stuur je een bijlage mee? Controleer of deze daadwerkelijk bij de mail is toegevoegd. Hoe vaak ontvang je niet een mailtje met “oeps, bijlage vergeten”? Dit wil je vermijden.

7. Een goede afsluiting

Heel fijn als je e-mail goed en duidelijk was, maar minstens zo belangrijk is de afsluiting. Wat wil je van de lezer? Wil je iets verkopen, een afspraak maken… wat is je verzoek? Maak het de ontvanger zo gemakkelijk mogelijk om ‘ja’ te zeggen. Daarnaast moet je ervoor zorgen dat je onder de e-mail vriendelijk afsluit. Als je iemand al beter kent, kun je zeker wat amicaler zijn, maar wees altijd beleefd. Je wilt je immers zakelijk opstellen.