Of je nu voor jezelf werkt of niet: een opgeruimde mailbox is heel fijn. Een overvolle mailbox kennen we allemaal wel: nieuwe aanvragen, offertes, nieuwsbrieven en persoonlijke mails. De kans is groot dat je het overzicht kwijtraakt en niet weet hoe je moet beginnen met ordenen. Schiet niet gelijk in de stress, want met deze 4 tips krijg jij structuur in je inbox en heb jij weer de controle over je mails.

1. Maak mappen aan

Om snel overzicht te creëren, maak je verschillende mappen aan. Veel mensen hebben ongeopende of ongelezen mails in hun inbox en weten eigenlijk niet zo goed wat ze daarmee moeten. Geldt dat ook voor jou? Met mapjes zorg je weer voor overzicht. Kies een indeling die bij je past. Je kunt het bijvoorbeeld indelen op: 

  • Actie
  • Later
  • Delegeren
  • Done 

Of kies voor:  

  • Opdrachtgevers/klanten
  • Financiën
  • Afgehandeld
  • Persoonlijk 

Je kunt natuurlijk ook mapjes aanmaken door te selecteren op projecten of op bepaalde onderwerpen. Het idee is dus simpel: geef je mail direct een plek. Dat geeft je misschien rust, je hoeft dus niet direct de mail te beantwoorden of te lezen. Dit bewaar je voor een moment dat het jou beter schikt.  

2. Weg met nieuwsbrieven

Vaak zijn het de nieuwsbrieven die ongelezen blijven of misschien verwijder je ze wel gelijk. Ga eens na welke nieuwsbrieven je écht leest en welke niet (meer) relevant zijn. Schrijf je voor deze laatste groep uit. Dat gaat heel snel. Scroll naar beneden, onderaan de mail staat (soms verborgen) het woordje ‘uitschrijven’/’unsubscribe’/’afmelden’. Klik hierop en je schrijft je uit. Dit kost je hoogstens 1-2 minuten tijd. Je zal merken dat je mailbox een stuk minder snel volloopt.

 

3. Check je mail op een vast moment

Om de haverklap je mail checken klinkt verleidelijk en klantgericht, maar is dat wel zo effectief? Nee, het is totaal niet efficiënt en het slurpt enorm veel van je tijd en energie. Je focus is ver te zoeken. Wat kun je doen? Heel eenvoudig: plan twee of drie e-mailmomenten per dag in. Bekijk je mailbox aan het begin van de dag, na de lunch en aan het eind van de dag of beperk het tot twee momenten. Je hebt op deze manier ook echt aandacht voor de mails op vaste momenten. Je kunt ze gelijk beantwoorden of in de juiste mapjes zetten, zodat je daar op een ander tijdstip gelijk voor kunt zitten. Dat werkt vast een stuk lekkerder.

 

4. Ruim je mailbox op

Soms zit er niets anders op dan gewoonweg opruimen. Kijk eens in je mailbox. Wat hoeft niet meer bewaard te worden en mag weg? Wat moet je bewaren en stop je nog even in mapjes? Controleer ook gelijk je spam, prullenbak en archief. Vaak zit daar ook nog wel wat junkmail in wat weg kan.

Wat werkt goed voor jou? Heb je nog vragen of opmerkingen, neem dan contact met mij op.